Emprender con una Asociación: Aspectos Documentales*

Esta es otra de las ventajas de crear una asociación: el papeleo, que en ciertos aspectos es considerablemente menor que en una sociedad mercantil y bastante más económico a la larga. De los primeros documentos y la inscripción, daremos unas pinceladas más adelante. Ahora vamos con el día a día de nuestra asociación una vez que la tenemos constituida.

Por supuesto que la documentación laboral, tributaria y la que exija la ley respecto de las actividades específicas que desarrollemos —por ejemplo, si tenemos una protectora de animales, llevar un registro de los mismos—, no cambia, se actúe desde una asociación u otro ente. Otras diferencias son sin embargo importantes.

Una de las más relevantes se da en orden a las cuentas. Las asociaciones, siempre que no hayan sido declaradas de utilidad pública, no tienen la obligación de depositar cuentas anuales —sí de presentarlas y lograr su aprobación por la asamblea—. Los requisitos de la legislación mercantil española son a todas luces excesivos para numerosas sociedades, un gasto y un engorro que abruma a numerosos emprendedores.

Por supuesto que las asociaciones han de estar a la legislación contable específica para las entidades sin ánimo de lucro y cierto es que las cuentas han de ser expresivas de la actividad y la situación patrimonial de la asociación. Pero el no tener que ajustarse a un cierto modelo y a reglas contables más estrictas ofrece la posibilidad de elaborar cuentas sencillas, fácilmente comprensibles por todos, haciendo de ellas documentos verdaderamente útiles.

Nada impide que se resuman en una sola hoja, comparando lo presupuestado con lo ejecutado, por ejemplo, junto con el presupuesto propuesto para el año siguiente. Se trata en suma de no manejar infinitos documentos, sino reducir éstos a lo verdaderamente necesario a fin de cumplir rectamente con nuestras obligaciones tributarias y de información inmediatamente inteligible los asociados y demás personas interesadas.
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Hay otras numerosas ventajas. Por ejemplo, al cambiar la composición de la junta, no es necesario acudir al notario, como en el caso de las sociedades, sino que bastará con un sencillo certificado del acta de la reunión de la asamblea que los nombró. Este certificado se emite por el secretario con el visto bueno del presidente en el mes siguiente a nombramiento de los nuevos cargos. Debe figurar la nueva composición de la junta y la inscripción en el Registro Nacional de Asociaciones es gratuita, por ejemplo.

En el caso de las sociedades mercantiles, el nombramiento e inscripción de administradores en el registro puede llegar a rondar fácilmente los trescientos euros. A su vez el depósito de cuentas cuesta algo menos de cincuenta euros, pero este no es el mayor gasto; es que si carecemos de conocimientos de contabilidad, habremos de emplear a una gestoría para que nos lleve las cuentas, y este sí puede ser un gasto relevante, que con una contabilidad más sencilla como la que se exige a las asociaciones, nos ahorramos.

Otras cuestiones como la modificación de los estatutos deben inscribirse en el registro de asociaciones nacional o autonómico en el cual se halle inscrita la asociación. Pero mientras que en el caso de las sociedades de nuevo fácilmente pagaremos a partir de los trescientos euros, en el caso de las asociaciones estaremos pagando en torno a los veinte.

Una cuestión importante es la del cierre de la asociación. Mientras que gobierno tras gobierno, se fomenta la creación cada vez más ágil y más económica de sociedades mercantiles en España, su llevanza y sobre todo la inscripción de su baja, siguen teniendo un coste nada desdeñable; es la parte de la historia que no se cuenta y así es un hecho que los registros mercantiles españoles están llenos de sociedades inactivas desde hace años que nadie da de baja. Para una sociedad de unos tres mil euros de capital social, el gasto de su cierre con facilidad podrá alcanzar los seiscientos euros.

Por supuesto, este es un defecto tremendo de política legislativa y ello explica que haya otros países que estén viendo cómo en el marco de la Directiva de libertad de establecimiento, sus sistemas se eligen sistemáticamente para crear sociedades por ser infinitamente más ágiles y competitivos que el sistema español.

Ciertos aspectos tributarios están también difícilmente justificados; cuando se liquida una sociedad, el reparto de capital remanente está sujeto al impuesto de transmisiones patrimoniales si reviste la forma de dinero; y al abono de IVA en caso de que revista la forma de bienes. Más allá de la voluntad de la administración tributaria por recaudar, poca justificación tiene este régimen.

Además, uno de los mayores gastos en el caso de las sociedades mercantiles es la publicación de anuncios en los diarios de mayor tirada, ante la toma de ciertos acuerdos. Por supuesto, es un sistema periclitado pues hoy en día quien tiene interés en hacer un seguimiento de una sociedad, se apunta a recibir gratuitamente notificaciones de cualesquiera de los excelentes servicios electrónicos que hay. Sin embargo, el gasto en anuncios en prensa escrita entretanto se prevean como obligatorios por la ley, habrá de afrontarse.

Antes de abordar la cuestión de las actas en más profundidad, hay que tener en cuenta que los asociados tienen derecho de acceder a toda la documentación de la asociación en cualquier momento, salvo lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos de carácter personal. Esta es una diferencia importante con una sociedad, donde el acceso a la documentación por parte de sus socios está más restringida.

Cristina Falkenberg

Asociación Protectora de animales Marina Alta

@cristinafalken

*Nota del Social Media Manager

Esta es la tercera entrega del extenso y excelente trabajo de Cristina Falkenberg. Según comentábamos las veces anteriores, el 23 de enero, el 13 de marzo y el 17 de abril, el artículo es demasiado extenso para un blog, por lo que requiere que lo compartamos en varias partes, cuyo total ofrecerá un completo tratado sobre este tema.

Brevísimo acercamiento a algunos Retos del Derecho en el siglo XXI

El Derecho, al igual que ha ocurrido en la mayoría de otros campos, no ha sido ajeno a los importantes avances tecnológicos que han ido acaeciendo en las últimas décadas del siglo XX y en el actual siglo XXI, es decir, se ha visto profundamente transformado por lo que se ha venido a llamar Revolución Tecnológica.
Todos los operadores jurídicos, Abogados, Procuradores, Jueces, Magistrados, Notarios, etc., de una u otra forma, han tenido que aprender y adaptarse a estos nuevos medios y lo nos estamos haciendo con mayor o menor fortuna.
Así, las imponentes estanterías de los despachos de abogados destinadas a los fundamentales compendios jurisprudenciales anuales de ARANZADI, han dejado paso a las colecciones de los mismos en CD, posteriormente en DVD, y en la actualidad en los pendrives, unidades de disco duro externas y SSD.
Las nuevas herramientas de trabajo son los móviles, ordenadores, portátiles, Internet y un larguísimo etcétera.
Sin duda, la adecuación de los Despachos de toda índole y de los Juzgados y Tribunales ante las nuevas tecnologías, será uno de los imponentes retos de los próximos años.
Uno de los más importantes hitos que la Justicia habrá de llevar a cabo es la desaparición total del papel, pese a que en la actualidad su implantación es meramente testimonial. Ello habrá de ir unido inexorablemente a la dotación de medidas de seguridad suficientes para imposibilitar las descargas no permitidas pero, y fundamentalmente, a que esa desaparición no suponga, en ningún caso, una disminución de la tutela judicial efectiva.
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Otro de los retos, desde mi punto de vista, es la actual problemática del exceso de deficiente información sobre las cuestiones jurídicas en la red.
En alguna ocasión, por mera curiosidad, he accedido a algunos de los portales que dicen ser jurídicos y que cualquier persona puede consultar, y, en no pocos casos, las respuestas jurídicas no sólo dejan mucho que desear, sino que son auténticas barbaridades.
No resulta fácil acotar el problema anterior, ni creo que exista una cómoda solución. Por ello,  siempre aconsejo acudir al especialista, que en este caso, será tu abogado de confianza; pues al igual que a nadie se le ocurriría diagnosticarse una patología médica leyendo en Internet (pese a que se hace), tampoco debe bajarse un contrato redactado por quién sabe, del cual depende tu negocio.
El abanico de posibilidades que se abren con las nuevas tecnologías es abrumador, siendo necesario que todos reflexionemos sobre su correcta utilización.
Abogado
Móvil: 627592727