Emprender con una asociación: las ventajas documentales*

Esta es otra de las partes positivas de crear una asociación: el papeleo, que en ciertos aspectos es considerablemente menor que en una sociedad mercantil y bastante más económico a la larga. De los primeros documentos y la inscripción, daremos unas pinceladas más adelante. Ahora vamos con el día a día de nuestra asociación una vez que la tenemos constituida.

La documentación laboral, tributaria y la que exija la ley respecto de las actividades específicas que desarrollemos —por ejemplo, si tenemos una protectora de animales, llevar un registro de los mismos—, no cambia, se actúe desde una asociación u otro ente. Otras diferencias son, sin embargo, importantes.

Una de las más relevantes se da en orden a las cuentas. Las asociaciones, siempre que no hayan sido declaradas de utilidad pública, no tienen la obligación de depositar cuentas anuales —sí de presentarlas y lograr su aprobación por la asamblea—. Los requisitos de la legislación mercantil española son a todas luces excesivos para numerosas sociedades, un gasto y un engorro que abruma a numerosos emprendedores.

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Por supuesto, las asociaciones han de estar a la legislación contable específica para las entidades sin ánimo de lucro y cierto es que las cuentas han de ser expresivas de la actividad y la situación patrimonial de la asociación. Pero el no tener que ajustarse a un cierto modelo y a reglas contables más estrictas, ofrece la posibilidad de elaborar cuentas sencillas, fácilmente comprensibles por todos, haciendo de ellas documentos verdaderamente útiles.

De hecho, nada impide que se resuman en una sola hoja, comparando lo presupuestado con lo ejecutado, por ejemplo, junto con el presupuesto propuesto para el año siguiente. Se trata en suma de no manejar infinitos documentos sino de reducir estos a lo verdaderamente necesario a fin de cumplir rectamente con nuestras obligaciones tributarias y de información inmediatamente inteligible los asociados y demás personas interesadas.

Hay otras numerosas ventajas. Por ejemplo, al cambiar la composición de la junta, no es necesario acudir al notario, como en el caso de las sociedades, sino que bastará con un sencillo certificado del acta de la reunión de la asamblea que los nombró. Este certificado se emite por el secretario con el visto bueno del presidente en el mes siguiente al nombramiento de los nuevos cargos. Debe figurar la nueva composición de la junta y la inscripción en el Registro Nacional de Asociaciones es gratuita.

En el caso de las sociedades mercantiles, el nombramiento e inscripción de administradores en el Registro puede llegar a rondar fácilmente los trescientos euros. A su vez el depósito de cuentas cuesta algo menos de cincuenta euros, pero este no es el mayor gasto; es que si carecemos de conocimientos de contabilidad, habremos de emplear a una gestoría para que nos lleve las cuentas, y este sí puede ser un gasto relevante, que con una contabilidad más sencilla como la que se exige a las asociaciones, nos ahorramos.

Otras cuestiones. La modificación de los estatutos debe inscribirse en el registro de asociaciones nacional o autonómico en el cual se halle inscrita la asociación. Pero mientras que en el caso de las sociedades de nuevo fácilmente pagaremos a partir de los trescientos euros, en el caso de las asociaciones estaremos pagando en torno a los veinte.

Una cuestión importante es la del cierre de la asociación. Mientras que gobierno tras gobierno, se fomenta la creación cada vez más ágil y más económica de sociedades mercantiles en España, su llevanza y sobre todo la inscripción de su baja siguen teniendo un coste nada desdeñable: es la parte de la historia que no se cuenta y es un hecho que los registros mercantiles españoles están llenos de sociedades inactivas desde hace años que nadie da de baja. Para una sociedad de unos tres mil euros de capital social, el gasto de su cierre con facilidad podrá alcanzar los seiscientos euros.
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Por supuesto, se trata de un defecto tremendo de política legislativa y ello explica que haya otros países que estén viendo como en el marco de la Directiva de libertad de establecimiento, sus sistemas se eligen sistemáticamente para crear sociedades por ser infinitamente más ágiles y competitivos que el sistema español.

Ciertos aspectos tributarios están también difícilmente justificados; cuando se liquida una sociedad, el reparto de capital remanente está sujeto al impuesto de transmisiones patrimoniales si reviste la forma de dinero; y al abono de IVA, en caso de que revista la forma de bienes. Más allá de la voluntad de la administración tributaria por recaudar, poca justificación tiene este régimen.

Además, uno de los mayores gastos, en el caso de las sociedades mercantiles, es la publicación de anuncios en los diarios de mayor tirada, ante la toma de ciertos acuerdos. Por supuesto, es un sistema periclitado pues hoy en día quien tiene interés en hacer un seguimiento de una sociedad se apunta a recibir gratuitamente notificaciones de cualesquiera de los excelentes servicios electrónicos que hay. Sin embargo, el gasto en anuncios en prensa escrita entretanto se prevean como obligatorios por la ley, habrá de afrontarse.

Antes de abordar la cuestión de las actas en más profundidad, hay que tener en cuenta que los asociados tienen derecho de acceder a toda la documentación de la asociación en cualquier momento, salvo lo dispuesto en la normativa sobre protección de datos de carácter personal. Esta es una diferencia importante con una sociedad, donde el acceso a la documentación por parte de sus socios está más restringida.

Cristina Falkenberg
Asociación Protectora de animales Marina Alta
*Nota del Social Media Manager
Esta es la tercera entrega del extenso y excelente trabajo de Cristina Falkenberg. Según comentábamos las veces anteriores, el 23 de enero  y el 13 de marzo, el artículo es demasiado extenso para un blog, por lo que requiere que lo compartamos en varias partes, cuyo total ofrecerá un completo tratado sobre este tema.

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